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File-Workflow in agorum core DMS
ETES Spotlight von Markus Espenhain
Metadaten vereinfachen die Verwaltung von Dokumenten in agorum core DMS. Mit Metadaten können außerdem individuelle File-Workflows konfiguriert und je nach Dokumenttyp ausgeführt werden.
In agorum core DMS sind extrahierte Metadaten ein zentrales Element, welches bei der Erkennung und weiteren Indizierungsschritten von Dokumenten erfasst wird. Diese Metadaten können jedoch ebenso in der weiteren Verarbeitung verwendet werden, um die Verwaltung von Dokumenten effizienter, standardisiert und automatisiert zu gestalten. Eine wichtige Funktion in agorum core DMS ist der File-Workflow, der individuell konfiguriert werden kann und je nach Dokumententyp die entsprechende Regelkette ausführt.
Der File-Workflow in agorum core DMS
Der File-Workflow in agorum core DMS ist ein entscheidender Bestandteil der Plattform. Er ermöglicht es, bestimmte Aktionen an jedem Dokument durchzuführen, wie zum Beispiel:
- Umbenennung von Dateinamen: Durchsetzung eines einheitlichen Namensschemas für alle Dateien im DMS
- Dateiablage: Ablage der Dateien in vordefinierten Ordnerstrukturen
- Zugriffsrechte: Attributierung von Zugriffsberechtigungen wie nur Lesen, Archivieren, nicht löschen oder ändern
- Dokumentenklassifizierung: Einstufung von Dokumenten in Kategorien wie z.B. geheim oder vertraulich
- Weitergabe an einen individuellen Workflow: Weitergabe der Datei an einen spezifischen Prozess bspw. zur Prüfung von validen Eingangsrechnungen gegen ein ERP oder einem Eingangsrechnungsprüfungsworkflow
- Verknüpfung von Dateien: Verbindung von Dateien, z.B. Bestellungen mit Aufträgen oder Lieferscheinen
Diese Funktionen können je nach Anforderung konfiguriert und personalisiert werden, um den spezifischen Bedürfnissen der Nutzer zu entsprechen.
Vorteile des File-Workflows in agorum core DMS
Der integrierte File-Workflow in agorum bietet mehrere Vorteile:
- Effiziente Verwaltung von Dokumenten: Automatisierung von Aufgaben und Reduzierung von manuellen Eingriffen
- Sicherheit und Zugriffsrechte: Rechtzeitige Attributierung von Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Individuelle Konfiguration für jeden Dokumententyp und spezifischen Bedürfnisse der Nutzer
- Verbesserter Prozessablauf: Strukturierte Verwaltung von Dokumenten und automatisierte Ausführung von Aktionen
Neben den File-Workflows verfügt agorum core DMS über weitere nützliche Features. Beispielsweise können Inhalte mit der automatischen Vollindexierung automatisch für die Suche verfügbar gemacht werden. Im Anschluss ist es durch die Suchfunktion mit individuellen Suchmasken und Volltextsuche möglich, Dokumente schneller und effizienter zu finden. Das Modul "DocForm" trennen ermöglicht darüber hinaus die automatische Dokumente-Erkennung.
Sie möchten agorum core DMS in Ihrem Unternehmen einführen? Gerne stehen wir Ihnen dabei im Prozess zur Seite.
Autoren
Markus Espenhain
Unser Geschäftsführer und Gründer ist für die Strategie und den Kontakt zu Kunden & Partnern verantwortlich. Im Blog stellt er Ihnen neue Partnerschaften und Unternehmens-News vor.
Ioannis Dimas
Datenschutz und Informationssicherheit sind seine Herzensangelegenheit. Er berät Unternehmen zu diesen Themen und kann viel dazu berichten.
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In den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit liegt ihr Schwerpunkt. Durch Fortbildungen ist sie immer auf dem neusten Stand der Gesetze.
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