Hinweisgeber-Meldestelle (HinSchG)

Anonymer Meldeweg
Verschlüsselte Übermittlung von Hinweisen
Datenschutzkonformität
Hosting im ISO / IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum
Kommunikationsmöglichkeit per Chat-Funktion
Eigenständig oder durch uns geführt

aufgabenbereiche_datenschutzbeauftragter

Anonyme Meldestelle für Ihr Unternehmen

Um den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetz gerecht zu werden, müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeiter eine sichere und idealerweise anonyme Meldestelle für Hinweisgeber bereitstellen. Mit der ETES Meldestelle bieten wir Ihnen eine umfassende Softwarelösung für eine anonyme und rechtskonforme Prozessabwicklung.

Wir besprechen Ihre individuelle Situation, gestalten gemeinsam Ihren Meldeprozess und begleiten die Etablierung in Ihrem Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt stehen wir für eingehende Hinweise als externe Meldestelle zur Verfügung. Selbstverständlich bleiben wir stets in engem Austausch mit Ihnen, um eingegangene Hinweise unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Pflichten zu bearbeiten. Wir gewährleisten, dass die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der hinweisgebenden Person strikt eingehalten werden.

Funktionen

Anonymer Meldeweg
Fristgerechte Eingangsbestätigung (7 Tage)
Verschlüsselte Übermittlung
Chat-Funktion
Bearbeitungsmöglichkeit eingehender Meldungen
Datenschutzkonformität und Hosting im ISO / IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum

Optionale Funktionalitäten

Anonymer Meldeweg kann abgeschaltet werden
Upload-Funktion für Bilddateien möglich (An dieser Stelle weisen wir auf das Recht der informationellen Selbstbestimmung und das Recht am eigenen Bild hin.)

Implementierung und Betreuung der Meldestelle

Vorstellung des Hinweisgeberschutzgesetzes und der externen Meldestelle beim Kunden per Videokonferenz

Eingehende Meldungen werden auf Plausibilität, Echtheit und Ernsthaftigkeit geprüft

Einleitung einer Untersuchung bei Erfordernis

Begleitung der Umsetzung von Folgemaßnahmen zur Behebung des gemeldeten Sachverhaltes

Rückmeldung über Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person nach 3 Monaten (in Extremfällen innerhalb von 6 Monaten)

Kontaktmöglichkeit per Meldeportal, per E-Mail und/oder telefonisch

Eine Meldestelle - drei Optionen

	Externe Meldestelleⁱ	Interne Meldestelleⁱⁱ	White Label Lösungⁱⁱⁱ
Kostenloses Aufsetzen des Meldeweges
Bereitstellung webbasiertes Meldeportal
Implementierung Meldeweg nach Ihren Bedürfnissen (anonym/ nicht anonym)
Verschlüsselte Übermittlung von Hinweisen
Fristgerechte, automatisierte Eingangsbestätigung
Mandantenverwaltung und Benutzervergabe
Hosting im ISO / IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum
Datenschutzkonformität vollständig gegeben
Übernahme der Aufgaben einer Meldestelle nach HinSchG		Durch Ihre internen fachkundigen Mitarbeiter	Übernehmen Sie für Ihre Kunden
Earbeitung eingehender Meldungen durch fachkundige Experten		Durch Ihre internen fachkundigen Mitarbeiter	Übernehmen Sie für Ihre Kunden
Abstimmung und Beratung bei der Umsetzung von Folgemaßnahmen		Durch Ihre internen fachkundigen Mitarbeiter	Übernehmen Sie für Ihre Kunden
Keine Interessenskonflikte		Prüfung dringend erforderlich
Einbindung Unternehmenslogo
Upload-Möglichkeit von Dateien/ Dokumenten (optional)
Preis pro Monat (netto) 50 bis 249 Beschäftigteab 250 Beschäftigte	€ 99,-€ 149,- Jetzt bestellen	€ 45,-€ 75,- Jetzt bestellen	Preis auf Anfrage Jetzt bestellen

ⁱExterne Meldestelle: Bei diesem Modell stellen wir Ihnen ein webbasiertes Meldeportal zur Verfügung.
Die Bearbeitung eingehender Meldungen und die Ausgaben einer Meldestelle nach dem HinSchG übernehmen unsere externen Datenschutzbeauftragten gerne für Sie.
Diese prüfen eingegangene Hinweise nach Erhalt auf Plausibilität und setzen sich mit Ihnen zur weiteren Bearbeitung in Verbindung. Dabei agieren wir als Mittelmann, um die Anonymität der eingegangenen Meldung zu jedem Zeitpunkt zu wahren und um Repressalien der hinweisgebenden Person zu verhindern.

ⁱⁱInterne Meldestelle: Nutzen Sie unser Meldeportal als flexiblen Clouddienst und verwalten Sie eingehende Hinweise intern. Eine fachkundige Person aus Ihrem Unternehmen übernimmt die Aufgaben der Meldestelle nach dem HinSchG.

ⁱⁱⁱWhite Label Lösung: Hierbei übernehmen Sie die Aufgaben der Meldestelle nach dem HinSchG für Ihre Kunden/Mandanten. Das Meldeportal wird Ihnen als eigene Instanz zur Verfügung gestellt, wodurch Sie die Möglichkeit erhalten, das Meldeportal an Kunden weiterzugeben.

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Was ist das Hinweisgeber-
schutzgesetz (HinSchG)?

Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen seit dem 02.07.2023 eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einführen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023.

Mit diesem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Whistleblower-Richtline in deutsches Recht umgesetzt und dient dazu, dass Hinweisgeber, die Verstöße gegen nationale Vorschriften und EU-Recht melden, zukünftig besser geschützt werden sollen.

Welche Meldungen können bei der Meldestelle gemeldet werden?

Strafbewehrte Verstöße: Alle Handlungen, die strafrechtlich verfolgt werden
Bußgeldbewerte Verstöße: Verstöße, die mit Bußgeldern belegt werden können, insbesondere wenn sie den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder die Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane betreffen.
Sonstige Verstöße: Verstöße gegen bundes- und landesrechtliche Vorschriften sowie gegen unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft.

sonstige Verstöße:

Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität;
Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr;
Vorgaben zum Umweltschutz;
uvm.

Interessenskonflikte bei internen Meldestellen

Unternehmen können eine interne Meldestelle errichten und die Aufgaben der Stelle einer Person übertragen, die bereits eine andere Funktion im Unternehmen einnimmt. Diese kann beispielsweise die Leitung der Compliance-Abteilung, Personalabteilung oder Datenschutzbeauftragte sein.

Hinsichtlich des Aufgabenspektrums und den Voraussetzungen an eine interne Meldestelle, kann es jedoch unter Umständen zu Interessenskonflikten aufgrund einer Doppelfunktion kommen. Daher ist im Vorhinein zu prüfen, welche Personen mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen betraut werden und ob Interessenskonflikte auftreten können. Alternativ kann durch die Fremdvergabe an einen externen Dienstleister diese Problematik ausgeschlossen werden.

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Häufig gestellte Fragen

Was muss bei einer Meldestelle nach dem HinSchG beachtet werden?

Beschäftigte müssen die Möglichkeit haben, Meldungen anonym machen zu können
Das Unternehmen muss eine Person oder Meldestelle benennen, die für die Bearbeitung der Meldungen zuständig ist und Folgemaßnahmen einleiten kann
Für eine Meldung muss innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erfolgen
Beschäftigte müssen über dieses Verfahren transparent informiert werden
Es gilt das Vertraulichkeitsgebot
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die ausdrücklich im Gesetz geforderte Möglichkeit der anonymen Meldung und der übrigen Pflichten können durch Unternehmen unbeabsichtigt und ungewollt verletzt werden. Daher empfehlen wir Aufgabenbewältigung durch geschultes Fachpersonal und den Einsatz von speziellen IT-Tools zur Meldung und deren Administrierung durchführen zu lassen.

Welche Meldewege gibt es als Whistleblower nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?

Meldungen zu möglichen Verstößen können telefonisch, schriftlich (per Mail, Brief), persönlich oder über ein Whistleblowing-Portal erfolgen. Wir besprechen Ihre individuelle Situation mit Ihnen und finden eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Welche Unternehmen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, Meldestellen einzurichten?

Das HinSchG verpflichtet Unternehmen, interne Meldestellen einzurichten, an welche sich Beschäftigte wenden und Verstöße melden können.

Diese Regelung betrifft jedoch nur Unternehmen, die mindestens 50 Beschäftigte haben bzw. - unabhängig von der Beschäftigteanzahl – Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger und Kredit- und Finanzdienstleitungsinstitute.

Wie teuer sind Bußgelder für die Nichteinhaltung?

Sollten Unternehmen die Regelungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht gesetzeskonform umsetzen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 €. Sonstige Bußgelder sollen bis zu 50.000 € betragen. Zudem können Geschäftsführer für Bußgelder in Regress genommen werden und haften dadurch auch mit ihrem Privatvermögen.

Was ist mit personenbezogenen Daten und Datenschutz beim HinSchG?

In § 10 und §11 HinSchG werden der Umgang sowie die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten in Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten geregelt. Ebenfalls wird geregelt wie mit Verstößen umzugehen ist.

Wer ist am besten geeignet, Meldungen entgegen zu nehmen und Folgemaßnahmen zu ergeifen?

Welche Personen und Abteilungen am besten geeignet sind, hängt von der Struktur des Unternehmens ab. Die Funktion der Meldestelle sollte unabhängig und ein Interessenskonflikt ausgeschlossen sein. In kleineren Unternehmen (bis zu 249 Beschäftigte) könnte diese Aufgabe durch einen Mitarbeiter in Doppelfunktion erfüllt werden, der direkt der Unternehmensleitung berichten kann. Auch können Datenschutzbeauftragte als Meldestellen in Unternehmen fungieren.

Wir als Datenschutzbeauftragte stehen Ihnen für die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflicht gerne zur Seite und können als Meldestelle fungieren.

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